預購看起來只是「先賣、後到貨」，但訂單一多，營運真正花時間的通常不是接單，而是回答三個問題：缺哪些規格？各缺幾件？要向哪個供應商追？

1先把「已售需求」與「現有供給」算清楚

假設黑色 M 已經收到 35 件訂單，目前可用庫存 10 件，另有 15 件正在採購途中。

真正尚未被供給覆蓋的缺口是：

35 件需求 − 10 件庫存 − 15 件在途＝10 件

如果只看訂單量，很容易重複採購；只看目前庫存，又會忽略已經在路上的貨。

2缺貨要統計到規格層級

服飾、鞋類與多規格商品常見「整款有貨、某個尺寸缺貨」。因此追貨清單應該看到黑 M、白 L、藍 S 各自缺多少，而不是只知道某款商品缺貨。

3彙整後，再依供應商拆追貨需求

同一批訂單可能涉及多個檔口或供應商。人工做法通常是先把缺貨規格抄到 Excel，再分別整理給不同供應商。

BunnyWork 的一鍵追貨會彙整各規格缺貨量，再依廠商與倉庫拆分採購資料；檔口管理也能保存廠商圖片、規格與貨號，降低追貨時反覆翻找資料的成本。

4採購建立後，還要持續看「在途」

採購單送出不代表問題已經結束。貨還沒入庫前，都屬於未來供給。如果下一輪計算又忽略這批在途數量，就可能再次下單。

因此預購、採購與入庫資料最好彼此連動，讓每次追貨都建立在最新供需狀態上。

5出貨端也要知道哪些訂單還在等貨

一張訂單可能同時有現貨與預購商品。品牌可以依政策選擇等商品到齊，或拆單讓現貨先出。重點是倉庫不能只看到「有訂單」，而要知道目前是否真的具備出貨條件。

預購管理的核心，是把需求缺口變成可追蹤的採購流程

當預購量增加，最容易失控的是散落在訂單、聊天紀錄與試算表裡的追貨資訊。把訂單需求、庫存、採購在途與供應商資料串起來，才能知道現在到底缺多少、已經追了多少，以及還有哪些訂單在等待。